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POLÍTICA PARA EL MANEJO, ADMINISTRACIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE GESTIÓN DE TECNOLOGÍA Y PROYECTOS LIMITADA – GTP LTDA.

1. OBJETIVO:

Esta política se expide en cumplimiento de la ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y demás normas que modifiquen o adicionen el régimen de Protección de Datos Personales.

Busca garantizar que Gestión de Tecnología y Proyectos Limitada en su condición de responsable de manejo de la información personal, realice el Tratamiento de la misma en estricto cumplimiento de la normatividad aplicable, garantizando los derechos que a los titulares de la información les asiste.

2. RESPONSABLE

Razón Social: GESTIÒN DE TECNOLOGÌA Y PROYECTOS LIMITADA.
Dirección: Cra. 13ª No. 38 – 82 Oficina 604
Ciudad: Bogotá D.C.
Correo electrónico: luis.mosquera@gtp.com.co
Teléfono: (57 1) 2872870
Área Encargada: Gerencia General

3. ALCANCE:

El proceso tiene su inicio en el momento en que se compilan los datos personales de clientes, empleados y proveedores, finalizando cuando se da respuesta a las reclamaciones que presente cualquier persona que tenga información personal que repose en las bases de datos de la compañía.

4. VIGENCIA

La presente política tendrá vigencia a partir del 8 de febrero de 2016 y GTP LTDA se reserva el derecho a modificarla en los términos y de acuerdo a lo previsto por la Ley.

Las bases de datos administrados por GTP, se mantendrán indefinidamente, mientras ésta desarrolle su objeto social, y mientras sea necesario para asegurar el cumplimiento de obligaciones de carácter legal, particularmente laboral y contable, pero los datos podrán ser eliminados en cualquier momento a solicitud de su titular, en tanto esta solicitud no contraríe una obligación legal de GTP o una obligación contenida en un contrato entre GTP y un titular.

5. DEFINICIONES:

5.1 TERMINOLOGÍA GENERAL

• Cliente: Cualquier persona natural o jurídica que tiene una relación comercial con la compañía por cuanto hace uso de los servicios que presta.
• Empleado: Toda persona que tenga un vínculo o relación laboral con la Compañía, bien sea a través de un contrato de trabajo o prestación de servicios profesionales.
• Proveedor: Cualquier persona natural o jurídica que, de manera habitual, abastece los productos necesarios para la ejecución del objeto social de la Compañía.
• Contratista: Cualquier persona que realice una obra por contrato para una persona natural o jurídica.

5.2 TERMINOLOGIA LEGAL

• Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• Citación y Emplazamiento: El documento ordenando la presentación personal a cierta hora y en cierto lugar para rendir testimonio sobre cierto asunto o para ordenar la producción de documentos o de otros ítems tangibles.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato sensible: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
• Demanda: Documento legal presentado ante un tribunal o juez para iniciar un proceso.
• Demandado: Una persona o entidad que se defiende contra una o más pretensiones contenidas en una demanda.
• Demandante: La persona o entidad que presenta la demanda y denuncia una falta o un delito.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
• Notificación: Documento informativo dirigido al Demandado donde se menciona la presentación de una demanda en su contra en una oficina gubernamental, tribunal o un juzgado, a la que el Demandado debe responder (usualmente dentro de los siguientes veinte (20) días hábiles).
• Reclamo: Cuando el Titular o sus causahabientes (quienes lo sucedan al Titular en sus derechos) considere que la información de la base de datos debe ser corregida, actualizada o suprimida, o considera que hay un incumplimiento de lo pactado, podrán presentar un reclamo ante el Encargado o Responsable del Tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

6. PRINCIPIOS

De conformidad con la ley, los principios que deben seguirse en todo Tratamiento de Datos Personales son:

• Legalidad: Para el tratamiento de los datos personales, GTP LTDA se sujetará a lo establecido en la Ley y demás disposiciones.
• Finalidad: GTP LTDA informará al titular el tratamiento dado a los datos personales.
• Libertad: El tratamiento de los datos personales sólo lo ejercerá GTP LTDA con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular; o por mandato legal o judicial.
• Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento de los datos personales, debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Transparencia: GTP LTDA garantiza al titular el derecho a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de sus datos.
• Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento que GTP LTDA dará a los datos personales, se sujetará a las disposiciones establecidas en la ley y la Constitución. Los datos personales no podrán estar disponibles en internet o en otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo los que sean de naturaleza pública o aquellos en el que su acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido al titular o terceros autorizados.
• Seguridad: La información sujeta a tratamiento por GTP LTDA, será protegida mediante el uso de medidas técnicas, humanas y administrativas que otorguen seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
• Confidencialidad: Las personas que intervengan en el tratamiento de los datos personales, deberán garantizar la reserva de la información suministrada.

7. TITULAR

Para los efectos de la presente política, se entenderán titulares de los datos personales, los clientes, proveedores, trabajadores y contratistas de GTP LTDA.

En el caso de los menores de edad (niños, niñas y adolescentes), sus representantes legales tendrán la facultad de autorizar o no el tratamiento de sus datos personales. En el tratamiento de estos datos, se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores como la privacidad y protección de la información personal.

7.1 AUTORIZACIÓN

Para el tratamiento de los datos personales por GTP LTDA, se requiere la autorización previa, informada y expresa del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio escrito, físico o electrónico que pueda ser objeto de consulta posterior; sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley.

GTP LTDA al momento de solicitar al Titular la autorización, deberá informarle de manera clara y expresa la finalidad con la que se recauda el dato personal, el tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales, los derechos del titular y medios a través de los cuales puede ejercerlos, el carácter facultativo de las respuestas sobre datos sensibles.

No se requiere la autorización del titular de los datos personales, cuando se trate de:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
• Datos personales de naturaleza pública;
• Casos de urgencia médica o sanitaria;
• Información autorizada por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
• Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

No serán objeto de protección, los datos personales que contengan información de uso personal o doméstico, los que tengan como finalidad la seguridad y defensa nacional, la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y financiación del terrorismo y las de inteligencia y contrainteligencia.

La información de los datos personales podrá ser suministrada por GTP LTDA al titular, sus causahabientes, representante legal y/o apoderado, o terceros autorizados por este o por la ley, así como entidades públicas o administrativas en ejercicio de funciones legales o por orden judicial.

Si en el término de treinta (30) días hábiles contados a partir de la entrada en vigencia de la presente política para el tratamiento de datos personales, el Titular no ha contactado a GTP LTDA o al encargado, para solicitar la supresión de sus datos personales, éstos podrán continuar con el tratamiento de los datos contenidos en sus bases de datos para la finalidad indicada en esta política, sin perjuicio de la facultad que tiene el titular de ejercer en cualquier momento su derecho y pedir la eliminación del dato.

7.2 DERECHOS

El titular de los datos personales tendrá derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar a GTP LTDA prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales, salvo las excepciones previstas en la ley.
• Ser informado por GTP LTDA previa solicitud, sobre el uso que se le da a sus datos personales.
• Presentar consultas ante GTP LTDA, e interponer quejas ante la entidad encargada de la protección de los datos personales.
• Solicitar la revocatoria y/o supresión de sus datos personales cuando GTP LTDA incurra en conductas contrarias a la ley y la Constitución.
• Acceder de manera gratuita e ilimitada a sus datos personales que sean objeto de tratamiento.

7.3 DEBERES

El titular deberá mantener actualizada su información y garantizar, en todo momento a GTP LTDA, la veracidad de la misma. GTP LTDA no se hará responsable, en ningún caso, por cualquier tipo de responsabilidad derivada por la inexactitud de la información entregada por el titular.

8. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

GTP LTDA será la responsable del tratamiento de los datos personales.

La Gerencia General será la encargada de la administración de los datos personales, delegando a recursos humanos y a contabilidad el tratamiento de datos y soporte tecnológico será el encargado de la seguridad de bases de datos por cuenta de GTP LTDA.

9. DEBERES

• Informar al titular sobre la finalidad de la recolección de los datos y garantizar el ejercicio de los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
• Conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular de los datos personales.
• Garantizar que la información objeto del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Rectificar la información del titular cuando sea incorrecta.
• Utilizar únicamente los datos personales que hayan sido obtenidos mediante autorización, a menos que los mismos no la requieran.
• Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de información del titular.
• Realizar la actualización, rectificación o supresión de los datos personales dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas.
• Cumplir con las instrucciones y requerimientos impartidos por la autoridad administrativa competente.
• Suscribir acuerdos de confidencialidad con quienes manejen la información relacionada con el tratamiento de datos personales.
• Tramitar oportunamente las consultas y reclamos formulados por los titulares de los datos personales.
• Los demás consagrados en la ley.

10. RECOLECCIÓN Y MANEJO DE DATOS PERSONALES POR PARTE DE GTPL TDA

La presente política será aplicable en los casos en los que GTP LTDA solicite el diligenciamiento de encuestas, formularios o tickets de forma telefónica, digital o presencial, sin perjuicio de las condiciones particulares que apliquen en cada caso.

A partir del momento en que el titular de los datos personales autorice a GTP LTDA para la recolección y tratamiento de sus datos personales, éstos podrán usarse en el desarrollo de sus actividades comerciales y laborales.

GTP LTDA podrá utilizar los datos personales del titular como dirección de correo electrónico, dirección de correo física y/o número de teléfono fijo o celular para enviarle publicidad relacionada con la oferta académica de servicios, contactarlo para eventos y otras actividades.

En todo caso, dependiendo de la actividad que se realice, GTP LTDA le comunicará al titular de los datos personales de manera clara los mecanismos puestos a su disposición para conocer, actualizar, modificar y suprimir sus datos, así como para revocar la autorización otorgada.

11. PRIVACIDAD, CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES

GTP LTDA garantizará a los titulares de la información, la privacidad, confidencialidad y seguridad de los datos entregados, evitando la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento por parte de terceros.

GTP LTDA adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los datos personales, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

GTP LTDA manifiesta que algunos de sus portales pueden contener vínculos a páginas web de terceros, sobre las cuales no tiene manejo ni control alguno, por tal motivo, no se hace responsables por el contenido, políticas de privacidad, seguridad y/o manejo de datos personales que se establezcan en las mismas, siendo obligación del titular de los datos personales conocer en los respectivos portales, las políticas relacionadas con la protección y el tratamiento de su información.

En el sitio web de GTP LTDA, al titular de los datos personales le será otorgado un usuario y una contraseña que el mismo escogerá y sobre los cuales GTP LTDA no tendrá ningún tipo de acceso. En estos casos, el titular es el responsable de mantener en secreto la clave y de realizar la modificación y actualización de sus datos personales, respondiendo por el mal uso que de la clave y de la información realicen terceros.

12. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS

Es el directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento que operan en el país, y será de libre consulta para los ciudadanos.

GTP LTDA realizará el registro de sus bases de datos ante la autoridad administrativa competente, que en la actualidad es la Superintendencia de Industria y Comercio.

13. CONSULTAS Y RECLAMOS

Las consultas y reclamos que se realicen a GTP LTDA, deberán dirigirse al correo electrónico luis.mosquera@gtp.com.co En caso de información adicional, el interesado podrá comunicarse al Teléfono (571) 2872870.

14. CONSULTAS

Las consultas realizadas por el titular de los datos personales o sus causahabientes, serán atendidas por GTP LTDA en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del recibo de la respectiva solicitud, los cuales se podrán prorrogar por un término máximo cinco (5) días hábiles, debiendo GTP LTDA informar previamente al interesado.

15. RECLAMOS

El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en la base de datos de GTP LTDA debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley o en esta política, podrán presentar un reclamo ante la Gerencia General, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

• El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a la Gerencia General, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quieran hacer valer.
• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo, el cual se podrá prorrogar por un término máximo de ocho (8) días hábiles, cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, debiendo la Gerencia General informar al interesado los motivos de la demora.
• Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
• En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a la Gerencia General en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
• Una vez recibido el Reclamo completo, se debe inscribir en la base de datos una leyenda que diga “Reclamo en Trámite” y el motivo que sustenta el Reclamo, lo anterior se hará en un plazo máximo de (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el Reclamo sea decidido por el Encargado o Responsable del Tratamiento.
• En caso que el Reclamo conlleve a procesos judiciales se debe insertar la nota “Información en discusión Judicial” en la base de datos.
• Todo dato personal que tenga un Reclamo en curso debe ser bloqueado de la Base de datos, hasta que se solucione el incidente.

Antes de acudir a la entidad encargada de vigilar el cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, el titular debe tramitar inicialmente su reclamo con GTP LTDA a través de los medios y canales dispuestos para tal fin.

16. LEGISLACIÓN APLICABLE

Constitución Política de Colombia, artículos 15, 20 y 69.
Ley 1266 de 2008.
Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012.
Decretos reglamentarios 1727 de 2009, 2952 de 2010 y 1377 de 2013.
Sentencias C-1011/08, y C-748/11 de la Corte Constitucional de Colombia.

LUIS JAVIER MOSQUERA QUIJANO
C.C. 19.362.740 de Bogotá
Gerente General